Le 5S Service Lean Manager

Le 5S ou méthode 5S, véritable outil dans le Lean, a vu le jour dans un domaine industriel avec le système de production de Toyota. Voici la signification des cinq "S" du Lean Managament :

1. Seiri : Ranger
2. Seiton : Ordre
3. Seiso : Nettoyage
4. Seiketsu : Propre
5. Shitsuke : Éducation

Quand on parle de la méthode 5S du Lean, on a tendance à l’imaginer uniquement dans le cadre de l’industrie, appliqué au sein d’usines. On voit des outils bien triés, des indications claires, des postes standardisés avec une organisation rationnelle, l’utilisation importante d’étiquettes (kanban)… Mais on oublie que la méthode 5S s’applique également à la bureautique, pour une meilleure organisation de l’espace de travail dématérialisé, notamment via l’intranet ou le cloud computing.

Souvent mal gérés, les espaces de travail dématérialisés peuvent devenir un véritable labyrinthe de dossiers et de sous-dossiers dans lesquels on peut facilement se perdre. Le risque ? Prendre deux fois plus de temps à chercher un document qu’à le lire ! Sans compter qu’il n’y a rien de plus rageant que de chercher en vain un fichier dans une situation d’urgence.

Pour prendre conscience du travail à effectuer, pensez à poser des questions aux utilisateurs de l’intranet ou du cloud partagé. Demandez-leur s’ils ont l’impression qu’il est aisé de naviguer au sein des dossiers, si ceux-ci sont bien rangés et s’ils trouvent facilement ce qu’ils recherchent. Si leurs réponses sont négatives, c’est qu’il est temps de passer à la méthode 5S !

La méthode 5S du Lean Management appliquée à la bureautique

1ère étape de la méthode 5S : débarrasser

Pour cette première étape, vous devez réfléchir à la structure globale du rangement de vos dossiers.

• Pensez à expliquer le fonctionnement de chaque dossier si besoin au moyen d’un document dédié !
• Avancez dossier par dossier et créez un dossier temporaire qui vous servira à classer tous les dossiers ayant besoin d’être réorganisés.
• Créez un dossier Archives pour conserver d’anciennes versions de dossiers qui pourront encore être utiles.
• Supprimez les dossiers en doublon et les documents obsolètes.

2ème étape de la méthode 5S : ranger

• Les fichiers les plus importants doivent être rangés de façon à être très facilement accessibles par tous.
• Le nom des dossiers et des fichiers doit être clair pour l’ensemble des collaborateurs, on doit pouvoir savoir ce dont il s’agit avant même de les ouvrir.
• Il peut être intéressant de créer un dossier de base de connaissances, qui regroupera des informations dont chaque membre de l’entreprise a besoin au quotidien.
• Si des documents ne sont utilisés que par un petit nombre de collaborateurs, il peut être préférable qu’ils soient retirés de l’intranet ou du cloud pour être stockés uniquement sur les postes de travail des personnes concernées.
• Une fois votre rangement fait, faites le test à plusieurs de vos collaborateurs, en les questionnant pour vous assurer que la nouvelle organisation est efficace.

3ème étape de la méthode 5S : nettoyer

Si au fil du temps, les dossiers se multiplient de façon anarchique et que le désordre règne de nouveau, vous devez réfléchir aux solutions permettant d’éviter cela.

• Faut-il utiliser des Poka-Yoké (système anti-erreur) ?
• Pensez à installer un dossier Archives et/ou un dossier À trier pour simplifier le rangement.
• Ne négligez pas le ressenti des autres collaborateurs et restez à l’écoute de leurs préconisations.
• Si le système d’organisation n’est pas assez clair, une notice placée à la base des dossiers, voire dans chaque dossier, peut être nécessaire.

4ème étape de la méthode 5S : standardiser

Pour que la méthode 5S soit fonctionnelle, cette étape est cruciale.

• Il s’agit de s’assurer de la compréhension du système d’organisation pour la collectivité toute entière.
• Vous devez vérifiez que l’ensemble des collaborateurs ayant accès à cet espace partagé soient tous bien au courant de son fonctionnement et de ses règles.
• Ne négligez pas l’intégration des nouveaux utilisateurs !

5ème étape de la méthode 5S : progresser

• Toujours en écoutant les suggestions de chacun, votre système de rangement doit s’améliorer pour devenir de plus en plus performant.
• Grâce à la méthode 5S du Lean, vous constaterez que cette démarche de structuration est aussi efficace à l’usine que dans la bureautique !

Mathilde Waeber