Le 5S ou méthode 5S, véritable outil dans le Lean, a vu le jour dans un domaine industriel avec le système de production de Toyota. Voici la signification des cinq "S" du Lean Managament :
Quand on parle de la méthode 5S du Lean, on a tendance à l’imaginer uniquement dans le cadre de l’industrie, appliqué au sein d’usines. On voit des outils bien triés, des indications claires, des postes standardisés avec une organisation rationnelle, l’utilisation importante d’étiquettes (kanban)… Mais on oublie que la méthode 5S s’applique également à la bureautique, pour une meilleure organisation de l’espace de travail dématérialisé, notamment via l’intranet ou le cloud computing.
Souvent mal gérés, les espaces de travail dématérialisés peuvent devenir un véritable labyrinthe de dossiers et de sous-dossiers dans lesquels on peut facilement se perdre. Le risque ? Prendre deux fois plus de temps à chercher un document qu’à le lire ! Sans compter qu’il n’y a rien de plus rageant que de chercher en vain un fichier dans une situation d’urgence.
Pour prendre conscience du travail à effectuer, pensez à poser des questions aux utilisateurs de l’intranet ou du cloud partagé. Demandez-leur s’ils ont l’impression qu’il est aisé de naviguer au sein des dossiers, si ceux-ci sont bien rangés et s’ils trouvent facilement ce qu’ils recherchent. Si leurs réponses sont négatives, c’est qu’il est temps de passer à la méthode 5S !
Pour cette première étape, vous devez réfléchir à la structure globale du rangement de vos dossiers.
Si au fil du temps, les dossiers se multiplient de façon anarchique et que le désordre règne de nouveau, vous devez réfléchir aux solutions permettant d’éviter cela.
Pour que la méthode 5S soit fonctionnelle, cette étape est cruciale.
Mathilde Waeber
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