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Faire une cartographie ? Déjà que j'ai du mal avec les plans...
Parole d'expert
Un article d’Audrey Guardia, Consultante Formatrice chez Cubik Partners.
Marie Untel, membre d'équipe :
Audrey, ça fait 10 ans qu'on fonctionne comme ça, on a des fiches de fonction et les processus sont déjà décrits ! Pourquoi changer ?
Et si je vous disais qu’avec une simple cartographie, j’ai aidé une équipe à :
- Augmenter son agilité pour satisfaire les clients en cas d’absence dans l’équipe
- Améliorer l’intégration des nouveaux membres de l’équipe
- Réduire le stress au sein de l’équipe
- Éliminer les tâches inutiles
- Fiabiliser les processus d’approvisionnement
Mais avant de commencer, voici les 3 étapes de constat pour se motiver !
Étape 1 : Post-it
Les premiers fruits sont apparus dès que nous avons pu aligner les étapes du processus avec des post-it sur notre papier kraft. L’équipe a pris conscience des nombreux écarts par rapport au processus théorique et de multiples gaspillages.
Étape 2 : Valeur Ajoutée
Nous avons fait ensemble une analyse Valeur Ajoutée / Non Valeur Ajoutée sur les différentes tâches. L’équipe a été étonnée de la faible efficacité de leur processus et les discussions ont mis en évidence une autre grappe de potentiels d’amélioration.
Étape 3 : Visualisation Graphique
Le travail de visualisation d’une solution idéale a ouvert de nouveaux champs d’amélioration ! Comme par exemple, l’importance de pouvoir se remplacer en cas de congés ; la possibilité de supprimer certaines signatures inutiles ; la possibilité de manager la tenue de tous les délais clients…
Et les bénéfices de la cartographie, c'est quoi ?
Vivre ensemble ces 3 étapes de constat au travers de la cartographie du processus a créé une envie commune dans l’équipe de Marie de s’impliquer dans les différents Kaizen qui permettent de concrétiser de beaux résultats !
J’ai eu un peu le sentiment que Marie se sentait remise en cause dans ses compétences et son expérience.
Alors, comment l'ai-je convaincue ?
Je lui ai donné l’occasion d’être la première à exposer la richesse, la complexité et les responsabilités qu’elle assumait.
Je l’ai immédiatement sentie plus impliquée après avoir pu faire ce partage !
Mes points à retenir
La perception et la réalité du flux sont différentes !
La représentation visuelle d’un processus fait souvent apparaître la partie cachée
de l’iceberg.
L’équipe se rend compte par elle-même
Il faut impliquer chaque membre de l’équipe.
On construit un état d’esprit !
Partager les 14 États d’Esprits Kaizen permet d’adopter les bons comportements et de déclencher l’envie d’amélioration.
N’hésitez pas à aller sur le terrain !
Faites du « vis ma vie » pour mieux comprendre et guider les équipes dans leur réflexion.
Audrey
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