Faire une cartographie ? Déjà que j’ai du mal avec les plans…

Parole d’expert

Un article d’Audrey Guardia, Consultante Formatrice chez Cubik Partners.

Marie Untel, membre d’équipe : 

Audrey, ça fait 10 ans qu’on fonctionne comme ça, on a des fiches de fonction et les processus sont déjà décrits ! Pourquoi changer ?

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Et si je vous disais qu’avec une simple cartographie, j’ai aidé une équipe à :

• Augmenter son agilité pour satisfaire les clients en cas d’absence dans l’équipe
• Améliorer l’intégration des nouveaux membres de l’équipe
• Réduire le stress au sein de l’équipe
• Éliminer les tâches inutiles
• Fiabiliser les processus d’approvisionnement

Mais avant de commencer, voici les 3 étapes de constat pour se motiver !

Étape 1 : Post-it

Les premiers fruits sont apparus dès que nous avons pu aligner les étapes du processus avec des post-it sur notre papier kraft. L’équipe a pris conscience des nombreux écarts par rapport au processus théorique et de multiples gaspillages.

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Étape 2 : Valeur Ajoutée

Nous avons fait ensemble une analyse Valeur Ajoutée / Non Valeur Ajoutée sur les différentes tâches. L’équipe a été étonnée de la faible efficacité de leur processus et les discussions ont mis en évidence une autre grappe de potentiels d’amélioration.

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Étape 3 : Visualisation Graphique

Le travail de visualisation d’une solution idéale a ouvert de nouveaux champs d’amélioration ! Comme par exemple, l’importance de pouvoir se remplacer en cas de congés ; la possibilité de supprimer certaines signatures inutiles ; la possibilité de manager la tenue de tous les délais clients…

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Et les bénéfices de la cartographie, c’est quoi ? 

Vivre ensemble ces 3 étapes de constat au travers de la cartographie du processus a créé une envie commune dans l’équipe de Marie de s’impliquer dans les différents Kaizen qui permettent de concrétiser de beaux résultats !

J’ai eu un peu le sentiment que Marie se sentait remise en cause dans ses compétences et son expérience.

Alors, comment l’ai-je convaincue ? 

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Je lui ai donné l’occasion d’être la première à exposer la richesse, la complexité et les responsabilités qu’elle assumait.

Je l’ai immédiatement sentie plus impliquée après avoir pu faire ce partage !

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Mes points à retenir 

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La perception et la réalité du flux sont différentes !

La représentation visuelle d’un processus fait souvent apparaître la partie cachée
de l’iceberg.

L’équipe se rend compte par elle-même

Il faut impliquer chaque membre de l’équipe.

 

On construit un état d’esprit !

Partager les 14 États d’Esprits Kaizen permet d’adopter les bons comportements et de déclencher l’envie d’amélioration.

N’hésitez pas à aller sur le terrain !

Faites du « vis ma vie » pour mieux comprendre et guider les équipes dans leur réflexion.

Audrey

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Niveau : perfectionnement

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